Certificado digital para instituição de ensino: como e por que implantar?

Você sabia que é possível utilizar certificado digital para instituição de ensino? Essa tecnologia é extremamente usual nas mais diversas atividades do dia a dia de empresas e pessoas físicas.

O que algumas pessoas ainda desconhecem é a possibilidade de utilizar o certificado digital em ambientes educacionais, como faculdades ou escolas. Pensando nisso, escrevemos este artigo.

A seguir, mostraremos tudo o que você precisa saber sobre como os certificados digitais podem ser úteis em instituições de ensino. Continue lendo!

Quais são as melhores formas de usar o certificado digital?

O certificado digital é um documento eletrônico que tem por objetivo identificar e autenticar empresas e pessoas físicas com segurança e praticidade. A sua aplicação é bastante ampla, em especial nos seguintes pontos:

  • emissão de Notas Fiscais eletrônicas (NF-e);
  • automatização de processos no Poder Judiciário;
  • acesso a páginas e áreas logadas da Receita Federal;
  • assinatura e envio de declarações e demonstrativos digitais, como as obrigações acessórias.

O funcionamento do certificado digital utiliza tecnologia avançada de criptografia, o que garante sigilo e autenticidade na transmissão de informações por meio da internet.

Explicando de outra forma, funciona como uma identidade virtual que comprova os dados de uma empresa ou pessoa em ambiente digital. A transformação causada pela tecnologia atingiu diversos segmentos de negócios, e é claro que os ambientes educacionais não podem ficar de fora dessa modernização.

Como funciona o e-diploma?

Recentemente, as instituições de ensino passaram a ser obrigadas a realizar a digitalização do seu acervo acadêmico. O Ministério da Educação, por sua vez, criou uma determinação sobre a possibilidade da certificação para instituições de ensino.

Tal determinação foi registrada na Portaria 330/2018, instituindo a obrigatoriedade de emissão de diplomas e documentos acadêmicos em meio digital em todo o Brasil. Tal regra é aplicada às instituições de ensino públicas e privadas. A adoção desse sistema de e-diploma necessita da utilização de um certificado digital.

A ideia principal é reduzir os casos de fraudes com a emissão falsa de certificados e diplomas, bem como agilizar o processo de emissão desse tipo de documento. É importante ressaltar que a instituição de ensino pode continuar fazendo sua emissão física de diplomas, porém, a versão digital é obrigatória.

A Portaria 1.095/2018 e a Portaria 554/2020 determinaram algumas regras para validar um diploma digital. A primeira delas, é voltada a política de assinatura, tecnicamente conhecida como AD-RC. Esse tipo de assinatura exige o uso de um Carimbo de Tempo. A segunda regra, é referente ao formato do arquivo do diploma digital, que seria o XML com algumas particularidades voltadas para o mundo acadêmico.

Quais são as vantagens de incluir o certificado digital para instituição de ensino?

Confira a seguir as principais vantagens que as instituições de ensino podem conquistar com o uso de certificados digitais.

Redução de custos

Inicialmente, haverá uma grande redução de custos relativos à impressão. Essas organizações gastam boas quantias de dinheiro emitindo documentos que, na maioria dos casos, é feita em papel especial e impresso com tinta colorida, além do gasto relacionado a envelopes ou plásticos para cobrirem e protegerem o documento.

Com o diploma digital esse problema é eliminado, pois o documento pode ser enviado em meio online para o formando, que decidirá se vale a pena imprimir ou manter arquivado em um computador ou celular.

Outro ponto que merece destaque é o fato de secretarias acadêmicas lidarem todos os dias com um grande volume de documentos impressos. São muitos os processos que envolvem o manuseio de certificados e diplomas em papel, demandando, assim, assinatura dos responsáveis.

Ao utilizar o e-diploma, esse procedimento passa a ser realizada por meio do certificado digital, com assinatura eletrônica, reduzindo consideravelmente o tempo necessário para assinar cada um dos documentos.

Eficiência e produtividade

Toda a migração de processos manuais por fluxos de trabalho digitais e eletrônicos proporciona um grande ganho de eficiência e produtividade. Com a assinatura de documentos educacionais utilizando certificados digitais não seria diferente.

Também devemos destacar a questão da mobilidade. Esse benefício atinge tanto a instituição de ensino quanto o próprio aluno, porque ela não precisará da presença física do estudante, e tão pouco do reitor para assinar os documentos.

Basta estar com o certificado digital instalado em um computador que tenha acesso à internet para proceder com as assinaturas. O aluno, portanto, pode retirar o documento por meio do atendimento online ou no portal exclusivo da instituição.

Para finalizar, com o uso de certificado digital, a instituição de ensino também não precisará se preocupar com o armazenamento de protocolos de entrega ou do próprio diploma do aluno, aguardando o dia no qual ele vai até a sede fazer a retirada.

Toda a guarda desses documentos ocorrerá de forma online, garantindo mais segurança e praticidade no arquivamento de dados importantes dos estudantes.

Como escolher uma boa Autoridade Certificadora para fechar a parceria?

Escolher autoridade certificadora não é complicado como parece. Como o uso de certificados digitais tem aumentado cada vez mais nos últimos anos, é comum encontrar empresas autorizadas que fornecem essa tecnologia.

Porém, é preciso observar alguns pontos como por exemplo, a praticidade do processo e o suporte oferecido durante toda a jornada, desde o entendimento de qual é o modelo de certificado mais adequado até o uso na rotina de trabalho. Esse é o compromisso da Dias Digital: facilitar o acesso ao certificado digital por meio da internet, efetivando todo o processo no conforto de suas casas ou escritórios.

Como você pôde perceber, o certificado digital para instituição de ensino é uma ferramenta essencial para o sucesso e o crescimento dessas organizações. Além disso, o processo facilita a vida dos alunos e formandos na hora de emitir certificados e diplomas.

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